Algemene Voorwaarden Rafiki Reizen

Rafiki Reizen is een kleine reisorganisatie die graag alles uit handen neemt om de reiziger onbezorgd en geheel georganiseerd op reis te kunnen laten gaan. In de reiswereld nemen de kleine organisaties een aparte plek in en zijn met hun specialisatie vaak de krenten in de pap. Meestal zijn ze ontstaan door gedreven en gepassioneerde reizigers en/of reisbegeleiders, met veel kennis en ervaring waaronder ook Rafiki Reizen.

Met Rafiki Reizen ga je gegarandeerd op reis. Rafiki Reizen is aangesloten bij de Stichting GGTO, het Garantiefonds voor Gespecialiseerde Touroperators. Meer informatie over de GGTO is te vinden op www.stichting-ggto.nl.

Voor het reisaanbod van Rafiki Reizen zijn verder de volgende Algemene Voorwaarden van toepassing:

1| Boeking

Een reis kan uitsluitend geboekt worden door het insturen van het officiële aanmeldingsformulier van Rafiki Reizen, Je kunt telefonisch wel een voorlopige boeking maken. Pas na ontvangst van het aanmeldingsformulier wordt bekeken of u boeking definitief kan worden. Een definitieve boeking is afhankelijk van het aantal beschikbare plaatsen op de reis en van de geschiktheid van de kandidaat voor de reis. Als aan beide voorwaarden is voldaan, wordt de aanmelding omgezet in een definitieve boeking. De boeking is pas definitief nadat Rafiki Reizen deze schriftelijk heeft bevestigd.

2| Betaling

Binnen 10 dagen nadat deze bevestiging is verstuurd, ontvangt de reiziger een factuur. Ligt de vertrekdatum verder dan 6 weken in de toekomst, dan wordt aan de reiziger door middel van deze factuur een bedrag van 20 % van de reissom in rekening gebracht. Deze factuur heeft een betalingstermijn van 10 dagen.

NB: bij boeking van vliegtickets gelden afwijkende voorwaarden. In dit laatste geval wordt aan de reiziger door middel van de ontvangen factuur de volledige reissom in rekening gebracht. De betalingstermijn bedraagt dan 5 dagen. Eén en ander wordt uitdrukkelijk op de factuur en bij de offerte vermeld. Ook met betrekking tot door de reisorganisatie reeds betaalde kosten aan de reisagent in het buitenland, kunnen afwijkende voorwaarden gelden.

Het restant van de reissom dient uiterlijk 6 weken voor vertrek aan Rafiki Reizen te zijn voldaan.
Bij boeking van een reis binnen 6 weken voor vertrek van de reis, dient het gehele bedrag overgeboekt te worden.

Indien de verschuldigde betaling niet binnen de gestelde termijn is ontvangen, kan de reisovereenkomst met onmiddellijke ingang door Rafiki Reizen worden ontbonden. In dit geval zijn de annuleringsvoorwaarden vermeld in de reisvoorwaarden onder nr. 6 van toepassing.

3| Reissom

De in het programma en offerte genoemde reissommen zijn per persoon en omvatten alleen de in het programma genoemde diensten en voorzieningen.

Wanneer de reiziger wijzigingen in het geboden programma wenst (zoals andere vluchten), kan deze dit schriftelijk kenbaar maken. Rafiki Reizen spant zich in om de wensen te accommoderen. De bijkomende boekings-en wijzigingskosten komen voor rekening van de reiziger. De bedoelde wijziging maakt deel uit van de reisovereenkomst na schriftelijke bevestiging van de reisorganisator.

De prijzen zijn gebaseerd op de prijzen, geldkoersen, belastingen en heffingen zoals die bekend waren op het moment van het maken van het programma. De reisorganisator behoudt zich het recht voor de reissom te verhogen bij ingrijpende prijsstijgingen. (Bijvoorbeeld bij verhoging van de dollarkoers, wanneer er een BTW toeslag op reizen van kracht wordt, bij extra toeslagen op vluchten). De reiziger wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte gebracht. De reiziger heeft het recht om bij een prijsverhoging van meer dan 10 % kosteloos binnen 10 dagen schriftelijk te annuleren.

4| Reisduur, programma, programmawijzigingen

Wijzigingen van vluchtschema’s en dienstregelingen kunnen van invloed zijn op de reisduur en het reisschema. De reiziger heeft geen recht op restitutie van een deel van de reissom als gevolg van deze wijzigingen. Ook kan de reiziger geen schadevergoeding eisen als gevolg van vertragingen. Indien als gevolg van de vertragingen en/of wijzigingen de reisduur wordt verlengd, komen de extra kosten voor logies voor eigen rekening.

Als gevolg van overmachtsituaties zoals politieke omstandigheden, natuurrampen, weersomstandigheden en onvoorziene lokale omstandigheden, die samenhangen met het avontuurlijke karakter van de reis, kan de route, de accommodatie of het vervoer van een reis gewijzigd worden. De reisorganisatie cq. reisbegeleiding zal ervoor zorgen dat het originele karakter van de reis zoveel mogelijk behouden zal blijven. Indien de noodzakelijke wijzigingen voor de aanvang van de reis bekend zijn, zal de reiziger hiervan op de hoogte worden gesteld. Bij reizen zonder reisbegeleiding van Rafiki Reizen zal een wijziging zelfstandig of in overleg met de lokale contactpersoon gemaakt moeten worden.

Wanneer een reis geannuleerd moet worden in geval van overmacht zoals oorlog, natuurrampen, zwaarwegende politieke onrust, zal de reisorganisator alles in het werk stellen om een gelijkwaardig alternatief aan te bieden.

5| Onvoldoende deelname bij groepsreis

Wanneer het aantal aanmeldingen voor een bepaalde groepsreis minder is dan het minimum aantal dat vermeld staat bij de reis, behoudt Rafiki reizen zich het recht voor de reis niet door te laten gaan. Doordat wij de reis op tijd moeten regelen met onze agent in Oeganda zal tenminste 8 weken van te voren bekend zijn of de reis definitief door kan gaan.

6| Annulering door de reiziger

Annulering van de reis door de reiziger kan alleen schriftelijk en aangetekend geschieden. Als annuleringsdatum geldt de datum van ontvangst van de brief. De reiziger is dan het volgende verschuldigd, vanaf het moment van boeken:

  • tot 56 dagen voor vertrek: 15 % van de overige reissom.
  • van 56-43 dagen voor vertrek: 30 % van de overige reissom
  • van 42-30 dagen voor vertrek: 50 % van de overige reissom
  • van 29-18 dagen voor vertrek: 75 % van de overige reissom
  • vanaf 17 dagen voor vertrek: de gehele overige reissom
  • Uitzonderingen: bij het boeken van vluchten geldt vaak 100% kosten, meteen na het boeken, zie hiervoor de factuur. Dan geldt bij annuleren de gehele reissom van het vliegticket en daarnaast de bovenstaande regels voor de overige reissom. Wanneer de reisorganisatie aan de agent in het buitenland reeds kosten heeft betaald, geldt ook daarvoor 100 % kosten. Voor het restant van de overige reissom gelden dan de bovenstaande regels.

 

7| Verzekeringen

De reisverzekering is niet inbegrepen bij de reissom. Het is verplicht om een verzekering af te sluiten met werelddekking. De annuleringsverzekering is niet bij de reissom inbegrepen en ook niet verplicht, maar wij adviseren het wel heel dringend. Dit om zodoende hoge kosten te voorkomen bij annulering. Wij verwijzen je graag naar Europese Verzekeringen voor de verschillende vormen van annuleringsverzekeringen.

8| Reisdocumenten, vaccinaties

De reiziger dient bij vertrek in bezit te zijn van alle reisdocumenten, zoals geldig paspoort, visa, vaccinatiebewijzen. Bij het niet nakomen van deze verplichting is de reiziger geheel aansprakelijk voor alle eruit voortvloeiende kosten en/of het geheel of gedeeltelijk niet kunnen deelnemen aan de reis. Informatie omtrent de verplichtingen van visa en vaccinatie wordt door de reisorganisator verstrekt, maar dient altijd door de reiziger bij de betreffende instellingen (GGD) te worden gecheckt. Tenzij anders vermeld, wordt het ticket uiterlijk 10 dagen voor vertrek naar de reiziger toegezonden, indien de reiziger geen bericht en geen ticket heeft ontvangen, dient deze dit uiterlijk 5 dagen voor vertrek telefonisch te melden.

9| Verplichtingen van de reisorganisatie

De reisorganisatie is aansprakelijk voor een goede uitvoering van de reis volgens de overeenkomst. Hieronder wordt mede verstaan de verwachtingen die de reisorganisatie in redelijkheid bij de reiziger heeft gewekt. Bij de beoordeling hiervan dient rekening gehouden te worden met het avontuurlijke karakter van de reis, de lokale omstandigheden, gewoonten, gebruiken en beperkingen die de bestemming en de aard van de reis met zich mee kunnen brengen.

De reisorganisatie is niet aansprakelijk voor schade ontstaan ten gevolge van:
tekortkomingen in de uitvoering van de reisovereenkomst op grond van de gezondheidsconditie van de reiziger;
omstandigheden die niet te wijten zijn aan de schuld van de reisorganisatie en/of krachtens de wet of de in het maatschappelijk verkeer geldende normen niet in redelijkheid aan de organisatie kunnen worden toegerekend;
overmacht situaties zoals wijzigingen in vluchtschema’s, oorlogssituaties, natuurrampen, stakingen, politieke omstandigheden;
diefstal, verlies, schade van eigendommen;
ziekte van de reiziger;
schade waarvoor reis-en/of annuleringsverzekeringen dekking bieden;
invloed en handelen van niet bij de overeenkomst betrokken derden;
het door de reiziger handelen in strijd met de wet van het te bezoeken land en het in bezit hebben van stoffen verboden door het land;
kennelijke fouten in het reisprogramma;
fouten gemaakt door de luchtvaartmaatschappijen.

10| Verplichtingen van de reiziger

De reiziger dient het aanmeldingsformulier volledig en naar waarheid in te vullen en te ondertekenen. Hiermee verklaart hij/zij akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van Rafiki Reizen. Onjuiste informatie kan leiden tot het niet toelaten van de reis. Het is noodzakelijk als je met begeleiding wilt reizen dat Rafiki Reizen op de hoogte gebracht wordt van eventuele bijzonderheden t.a.v. de mobiliteit, gezondheid enzovoorts van de reiziger als dit noodzakelijk is. Bijzonderheden graag via een bijlage bij het aanmeldingsformulier noteren. Alle gegevens worden door Rafiki Reizen vertrouwelijk behandeld. Het is belangrijk om eerst te informeren naar de mogelijkheden in de reis, want niet alle activiteiten zijn voor iedereen geschikt. Rafiki Reizen helpt en adviseert daar waar nodig is graag. De reiziger verplicht zich eventuele aanwijzingen van Rafiki Reizen of haar reisbegeleiders strikt na te komen. Van eventuele schade, ontstaan aan goederen van derden of aan personen, veroorzaakt door de reiziger, worden de kosten op de reiziger verhaald.

De reiziger is verplicht alle aanwijzingen ter bevordering van een goede reisuitvoering van de reisorganisatie en/of de reisbegeleiding ter plekke op te volgen. De reiziger is aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het niet opvolgen van de aanwijzingen.

Indien de reiziger zodanige hinder of last veroorzaakt dat de uitvoering van de reis in sterke mate wordt bemoeilijkt, of hierdoor de deelnemers van de groep of de organisatie in gevaar brengt, kan deze van verdere deelname worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de deelnemer.

11| Avontuurlijke reizen in verre landen

In verre landen hebben mensen andere gebruiken en gewoonten en een andere mentaliteit. Daardoor gaan de dingen soms anders dan u verwacht. De wet spreekt in dat verband van ‘verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben’. De keuze voor een avontuurlijke reis betekent de keuze voor een zeker risico. De lokale omstandigheden op de bestemmingen en het avontuurlijke karakter van de reizen kunnen ons dwingen de reis aan te passen. Als wij of onze lokale agenten hun toevlucht moeten nemen tot alternatieven, kan de reiziger ervan op aan dat er zoveel mogelijk wordt geprobeerd de kwaliteit van de reis zoveel mogelijk te handhaven of zelfs te verbeteren. Alle reizen van Rafiki Reizen worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. We selecteren de partners in deze landen met zorg en onderhouden een intensieve, bijna dagelijkse communicatie tussen alle partijen. Nederlandse coördinatie is woonachtig in Oeganda en is van alles op de hoogte en heeft regelmatig contact met de partners.

12| Verzorging en toegankelijkheid

Als u kiest voor een begeleide reis vanuit Nederland, werkt Rafiki Reizen met vrijwillige begeleiders. Deze begeleiders hebben altijd ervaring in het reizen naar Oeganda. Ook kunnen wij in overleg kijken wat de mogelijkheden zijn als er persoonlijke ondersteuning nodig is. Ook in Oeganda hebben wij de mogelijkheid om mensen te regelen voor extra ondersteuning.

13| Klachten

Tevredenheid staat voorop bij Rafiki Reizen.

Eventuele klachten dienen altijd eerst met de reisbegeleider en/of de lokale contactpersoon ter plaatse besproken te worden en mogelijk per e-mail (info@rafikireizen.nl) of bellen naar: 06-10638182 met Rafiki Reizen. Indien er geen of naar inzicht van de reiziger geen bevredigende oplossing wordt gevonden, dient de reiziger deze klacht binnen 4 weken na afloop van de reis schriftelijk in te dienen bij Rafiki Reizen.

Wij zullen dan z.s.m. een oplossing voor u vinden.

 

Privacybeleid Rafiki Reizen

Rafiki Reizen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Rafiki Reizen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  1. Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid.
  2. Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  3. Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  4. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  5. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  6. Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
    Als Rafiki Reizen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
 

1| Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

•    Alle personen die namens Rafiki Reizen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•    We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
•    Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
•    We voeren periodiek hacker en penetratie testen uit op onze systemen.
•    Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
•    Hardware dat toegang verschaft tot uw persoonsgegevens hebben een beveiligde toegang.

2| Verwerking  van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Rafiki Reizen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
•    Administratieve doeleinde.
•    Communicatie over de opdracht/aanvraag/offerte.
•    Het uitvoeren en boeken van uw reis.
•    Het in optie zetten van uw reis.
•    Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
•    Het versturen van de opgevraagde informatie, denk bijvoorbeeld aan een brochure.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Tevens kunnen we middels de opgeslagen gegevens met u communiceren over de aangevraagde reis-, offerte- of informatieaanvraag. En kunnen we u voorzien in de informatie waar u als klant om heeft gevraagd. Zo verstuurt Rafiki Reizen bijvoorbeeld brochures waarvoor NAW gegevens belangrijk zijn en kunnen wij pas een reis boeken of in optie zetten als we belangrijke NAW gegevens in ons bezit hebben.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Rafiki Reizen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
•    Voornaam
•    Tussenvoegsel
•    Achternaam
•    (Zakelijk) Telefoonnummer
•    (Zakelijk) E-mailadres
•    Geslacht
•    Postcode/Huisnummer
•    Woonplaats
•    Land

Uw persoonsgegevens worden door Rafiki reizen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
•    Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

3| Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Rafiki Reizen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•    Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de inschrijving formulier Nieuwsbrief
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Rafiki Reizen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
•    Voornaam
•    Tussenvoegsel
•    Achternaam
•    E-mailadres
•    Land
 

Uw persoonsgegevens worden door Rafiki Reizen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
•    Gedurende de periode dat men aangemeld is. Na afmelding blijven uw persoonsgegevens wel bewaard in ons klantensysteem maar worden niet meer gebruikt voor uitingen van nieuws en andere informatieverstrekking. Indien u dit niet wenst, kunt u ons dit te kennen geven en wij verwijderen dan uw persoonsgegevens.

4| Verwerking van persoonsgegevens van prospects

Persoonsgegevens van prospects worden door Rafiki Reizen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

•    Informatieverstrekking in de vorm van offertevoorstellen of andere (reis)informatie die door de prospect is aangevraagd.

 Grondslag voor deze persoonsgegevens is de schriftelijke, digitale of mondelinge toestemming die prospect geeft in zijn of haar informatieaanvraag.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Rafiki Reizen de volgende persoonsgegevens van u vragen:
•    Voornaam
•    Tussenvoegsel
•    Achternaam
•    Telefoonnummer
•    E-mailadres
•    Postcode/Huisnummer
•    Woonplaats
•    Land
 

Uw persoonsgegevens worden door Rafiki Reizen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men gezien kan worden als prospect.

5| Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

•    Het beheer van persoonsgegevens in een backoffice applicatie.
•    Het verzorgen van de (financiële) administratie.
•    Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
•    Het boeken van reizen en vliegtickets.
•    Het beheer en opslag van digitale bestanden en emails

 Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Wij verstrekken ook persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
 

6| Minderjarigen

Wij verwerken ook persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Dit doen we t.b.v. het uitvoeren van reizen, bijvoorbeeld het kopen van vliegtickets.

 

7| Bewaartermijn

Rafiki Reizen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

8| Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

9| Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.